Software de informes de cumplimiento EHS

Informes de cumplimiento EHS, sin reconstrucción a fin de año

Un registro de lesiones y enfermedades que genera sus propios formularios —OSHA 300, 300A y 301, declaraciones RIDDOR, notificaciones WHS— con plazos de notificación que arrancan solos e índices calculados sobre la marcha.

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Equipo de seguridad y cumplimiento revisando informes
Confían en nosotrosMás de 10.000 responsables de seguridad

Cada jurisdicción le da una ventana. Ninguna es larga.

En EE. UU., el 29 CFR 1904.40 le da cuatro horas hábiles para presentar los registros de accidentes en cuanto los pide un inspector. Una lesión especificada por RIDDOR se declara sin demora. La legislación WHS australiana exige notificación inmediata. El formulario tiene que existir antes de que se abra la ventana.

También llamado
Software de registro OSHA, software de declaración de lesiones y enfermedades, software de declaración RIDDOR
Formularios generados
OSHA 300, 300A y 301 con exportación lista para ITA, declaraciones RIDDOR, notificaciones de incidentes notificables WHS
Quién presenta
Usted. Nosotros generamos los formularios cumplimentados y el archivo ITA validado; la declaración sigue siendo suya.
La diferencia

Qué cambia cuando el formulario sale del registro.

Un regulador que pide sus registros de accidentes no espera mientras usted los compone, y un desenlace grave pone en marcha su plazo de notificación tanto si alguien se dio cuenta como si no. El formulario tiene que existir antes de que se abra la ventana.

Plataformas EHS tradicionales compared with EHS Solutions by SDS Manager
SituaciónPlataformas EHS tradicionalesEHS Solutions by SDS Manager
El inspector pide su registro 300Generado desde el sistema, si las decisiones de registrabilidad se mantuvieron al día, lo que a menudo significa que antes hubo una reconstrucción a fin de año.Generado a partir de los registros tal y como están. El registro nunca fue un ejercicio aparte.
Necesita un formulario que el sistema no tieneLe dan un generador. Configurarlo es trabajo técnico, y acaba en el responsable de seguridad o en un encargo de consultoría.Nuestro equipo lo construye, normalmente en un día. Nada que configurar por su parte y nada facturado contra horas de consultoría.
Cambia una norma o un umbralUna versión que esperar, o una solicitud de cambio que pagar.Nos lo dice. Al día siguiente está en producción.

Cada centro sigue las reglas que le aplican: una planta estadounidense, un almacén británico y un centro australiano pueden operar bajo regímenes distintos en un solo sistema.

  • Sus regímenes, configurados por nosotros

    Umbrales, formularios y plazos configurados para sus centros antes de la puesta en marcha.

  • Cada centro con sus propias reglas

    Una planta estadounidense, un almacén británico y un centro australiano, cada uno siguiendo lo que le aplica.

  • La presentación sigue siendo suya

    Nosotros generamos los formularios cumplimentados y el archivo ITA validado. La declaración sigue siendo suya.

Véalo funcionando sobre su propio proceso, no sobre un conjunto de datos de demostración.Reservar una demostración
Funcionalidades

Todo lo que pide el regulador, listo antes de que lo pida

Los formularios reglamentarios, los plazos asociados y los índices de siniestralidad que declara: todo elaborado a partir de los mismos registros que su equipo ya generó.

Formularios oficiales

Obtenga los formularios sin volver a teclear nada

La mayor parte del trabajo de declaración oficial es transcripción: pasar lo que ya se sabe a un formato prescrito, meses después. Ese paso desaparece cuando el formulario lee el caso directamente.

  • Los formularios que exige su jurisdicción OSHA 300, 300A y 301 con una exportación lista para ITA, informes RIDDOR y notificaciones WHS.
  • La condición de registrable se decide sobre la marcha La relación con el trabajo se resuelve en el triaje mientras los hechos están frescos, así el cierre anual es una revisión.
  • Las correcciones se ven como correcciones Modifique un caso y el valor anterior sigue visible, tal como esperan las normas de registro.
  • Los casos de confidencialidad se tratan según lo definido El nombre se retira del registro y se guarda en una lista confidencial aparte.
La lista de informes y el registro OSHA 300, generados a partir de los casos registrados
Plazos de notificación

No pierda nunca una ventana de notificación

Las ventanas de notificación son cortas y arrancan tanto si alguien se dio cuenta como si no: ocho horas ante un fallecimiento, veinticuatro ante una hospitalización o amputación. Un plazo que nadie puso en marcha es el fallo administrativo más caro que existe.

  • Iniciado automáticamente, con cuenta atrás visible Marque un desenlace grave y el plazo aparece en el caso con el tiempo restante.
  • El plazo correcto para cada jurisdicción Las ventanas estadounidenses para lesión grave, los plazos telefónico y escrito de RIDDOR, el periodo WHS, cada uno tal como está definido.
  • La llamada queda registrada cuando se hace El organismo, la referencia y quién llamó, de modo que una obligación cumplida es una prueba.
  • Nada espera a que alguien esté en su mesa Los casos no atendidos escalan a los administradores, y el reloj no se detiene el fin de semana.
Un registro de incidente con su plazo reglamentario en cuenta atrás
TRIR y DART

TRIR y DART, calculados a partir de sus registros

TRIR y DART se reconstruyen en una hoja de cálculo cada trimestre, normalmente por una sola persona y normalmente distinto cada vez. Elaborados a partir de los mismos registros que los formularios, el índice que declara y el registro que entregaría coinciden.

  • Los índices estándar, calculados por usted Índice de registrables, DART, tiempo perdido y gravedad, obtenidos de sus casos y de las horas introducidas.
  • Horas de empleados y contratistas por separado La exposición de los contratistas se informa junto a su propio índice en vez de sumarse a él.
  • Comparable entre centros y a lo largo del tiempo Una definición aplicada en todas partes, así una comparación entre centros es real y una tendencia se sostiene.
  • Un historial que se puede comprobar Cada cambio queda anotado de forma permanente, así una cifra remonta a los asientos que la producen.
Un panel de desempeño en seguridad con TRIR, DART y una tendencia de 12 meses
Conservación

Cinco años de registros que van con usted

El 1904.33 exige conservar el registro 300, los resúmenes anuales, los formularios 301 y la lista de casos con reserva de identidad durante cinco años tras el año que cubren. Cambiar de sistema no reinicia eso.

  • Sus registros anteriores llegan con la puesta en marcha Hojas de cálculo o exportaciones de un sistema antiguo, incorporadas como años completos y no como casos sueltos.
  • Los años conservados siguen siendo declarables Un año anterior puede generarse como formulario oficial cuando se pida, no solo consultarse.
  • La lista de casos confidenciales también se traslada Los nombres retirados y la lista confidencial siguen separados como la norma exige realmente.
  • Una vista de cinco años, no dos sistemas Un inspector que pide 2023 y 2027 obtiene ambos del mismo sitio, al momento.
El registro de auditoría, filtrado y listo para exportar

Tráiganos el registro 300 del año pasado

O sus declaraciones RIDDOR. Le mostraremos esa misma salida generada directamente a partir de los registros.

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En la práctica

Operario revisando registros en una línea de producción
«Alguien lo comunica, un revisor decide si es declarable y ante quién, y a partir de ahí el plazo corre contra el régimen correcto. Operamos en dos países con umbrales distintos y ya no llevo una lista personal de fechas en una libreta.»
Director de CumplimientoGrupo sanitario · 3.100 empleados, EMEAReseña verificada · Gartner Peer Insights
Un solo sistema

Los informes de cumplimiento son una parte de la plataforma

Los formularios y plazos de esta página se construyen con registros creados en cualquier otra parte del sistema: incidentes, investigaciones, acciones, inspecciones y formación, todo sobre una estructura de centros y un historial.

Gestión de incidentesNotifique lesiones, cuasiaccidentes y peligros desde cualquier dispositivo, y clasifíquelos.Investigación de incidentesInvestigaciones guiadas con 5 Porqués, Ishikawa y árbol de decisión, con pruebas defendibles.Gestión de CAPAResponsables, plazos y validación independiente, vinculados al hallazgo que los originó.Gestión de riesgosIdentifique peligros, valore el riesgo en su propia matriz y realice el seguimiento de los controles que lo reducen.Gestión de contratistasAprobación antes de que empiecen, documentos con su propia caducidad y todas las empresas en un único registro.Auditoría e inspecciónListas de comprobación móviles, programaciones recurrentes y puntuación uniforme en todos los centros.Formación en seguridadAsignación por puesto y centro, con la caducidad de las certificaciones visible antes de que venza.
Activos y mantenimientoRegistro de equipos con planes de mantenimiento preventivo y calibración, y resultados de apto o no apto.
Control documentalPolíticas y certificados versionados, con seguimiento de vencimientos e historial completo de cambios.
Lo que cuesta

El software es la factura

Los proveedores tradicionales cotizan una licencia y después facturan la implantación, la migración, las jornadas de formación y cada cambio posterior. Es un vestigio de una época en la que instalar software llevaba un año.

Usted paga por el software, no por los consultores.

Precio por número de empleados, con independencia de cuántos centros tenga. Por debajo de 200 personas, inicie una prueba gratuita y empiece. Por encima, pídanos una cifra y la tendrá.

En su factura
  • El software
  • Todos los módulos
  • Su plantilla
  • Configuración de sus reglas
  • Informes creados para usted
  • Cambios, cuando haga falta
  • Soporte
Nunca en su factura
  • Cuota de implantación
  • Proyecto de configuración
  • Bolsas de horas de consultoría
  • Solicitudes de cambio
  • Mínimo de servicios profesionales
  • Extracción de datos al salir
  • Sin cuota de implantación
  • Sin mínimo de servicios profesionales
  • Sin horas que comprar para los cambios
Preguntas

Preguntas frecuentes

¿Le quedan dudas? Nuestros expertos en cumplimiento las responderán sobre su propio proceso y no de forma genérica.

Hable con nuestros expertos en cumplimiento
Un software de informes de cumplimiento EHS convierte los registros de seguridad que su equipo ya lleva en la salida oficial que exigen los reguladores —el registro, el resumen anual, los partes de incidente, las notificaciones— y controla los plazos asociados. EHS Solutions by SDS Manager lo hace desde el propio expediente del incidente. La alternativa es la transcripción: volver a introducir información ya conocida en formatos prescritos, normalmente tarde y normalmente bajo presión.
La diferencia está en qué hace con ella: una lesión registrable va a su registro OSHA 300, mientras que una lesión declarable debe notificarse directamente a OSHA. Registrable significa que cumple los criterios de registro de OSHA: fallecimiento, días de baja, trabajo restringido o traslado, tratamiento médico más allá de primeros auxilios, pérdida de conciencia, o un diagnóstico significativo de un profesional sanitario habilitado. Declarable significa un desenlace grave: un fallecimiento en 8 horas, y una hospitalización, amputación o pérdida de un ojo en 24 horas. Toda lesión declarable es también registrable, pero la mayoría de las registrables no son declarables. En EHS Solutions by SDS Manager ambas decisiones se resuelven en la clasificación inicial, de modo que la anotación en el registro y el plazo de notificación arrancan de la misma valoración.
EHS Solutions by SDS Manager genera los formularios de registro OSHA 29 CFR 1904 —300, 300A y 301 más una exportación lista para ITA—, declaraciones RIDDOR en el Reino Unido y notificaciones de incidentes notificables según la legislación WHS australiana. Como los umbrales de declaración se configuran por cliente en un motor de reglas sin código, el mismo enfoque se extiende a otros regímenes nacionales, al estándar interno de su grupo, o a lo que exija su aseguradora.
Los registros OSHA 300 deben conservarse cinco años tras el final del año natural que cubren, según el 29 CFR 1904.33. La misma conservación de cinco años se aplica a los resúmenes anuales 300A, a los partes de incidente 301 y a la lista de casos con reserva de identidad. Durante ese periodo también debe actualizar el registro 300 si descubre un caso registrable que se le pasó, aunque el 300A y el 301 no necesitan actualizarse. En EHS Solutions by SDS Manager los años conservados siguen pudiendo generarse como formularios en lugar de solo consultarse como datos, y los registros anteriores se incorporan en la puesta en marcha, de modo que la vista de cinco años sobrevive a un cambio de sistema.
El resumen anual OSHA 300A debe estar certificado por un directivo de la empresa y expuesto donde los empleados puedan verlo del 1 de febrero al 30 de abril del año siguiente al que cubre. Por separado, el envío electrónico a través de la Injury Tracking Application de OSHA vence el 2 de marzo. EHS Solutions by SDS Manager controla ambas fechas por centro de trabajo, de modo que la certificación, el periodo de exposición y el envío aparecen cada uno como plazos y no como algo que alguien tenga que recordar.
Los plazos de notificación arrancan cuando se identifica un desenlace grave en un caso, y en EHS Solutions by SDS Manager el plazo correspondiente se crea automáticamente y hace la cuenta atrás en el expediente, donde la gente puede verlo. La llamada se registra con la oficina contactada y la referencia recibida, de modo que una obligación cumplida es evidencia permanente y no el recuerdo de alguien. Si un caso grave no se ha asumido, se avisa a los administradores, porque el plazo no se detiene el fin de semana.
No, y desconfíe de quien afirme lo contrario para todas las jurisdicciones. EHS Solutions by SDS Manager genera los formularios cumplimentados y, para el envío electrónico a OSHA, un archivo validado listo para subir. La presentación en sí sigue siendo suya, porque es una declaración legal de su organización.
TRIR y DART se calculan a partir de sus casos registrados y de las horas de empleados que introduce, sobre la base estándar de 200.000 horas. En EHS Solutions by SDS Manager las horas de contratistas se declaran por separado en lugar de sumarse a su índice, y como los índices salen de los mismos registros que los formularios, la cifra que declara y el registro que entregaría a un inspector coinciden.
Si necesita un informe que no tengamos ya, nuestro equipo lo construye, normalmente en un día: una normativa que no hayamos listado, el estándar interno de su grupo, o un formato que exija su aseguradora. No es un generador que su responsable de seguridad tenga que aprender, y no se factura contra horas de consultoría. Los formularios oficiales ya están en el sistema; todo lo demás es una petición, no un proyecto.
Sí, un solo sistema puede cubrir centros en distintos países, y esa es precisamente la razón de separar la obligación de declarar del software. Los registros se llevan por centro de trabajo, que es la unidad de OSHA y no la de la empresa, de modo que cada centro sigue el régimen y los umbrales que le aplican, lleva su propio registro y certifica su propio 300A, mientras las cifras corporativas siguen consolidándose. Una planta estadounidense, un almacén británico y un centro australiano no necesitan tres herramientas distintas.
Sí, sus registros OSHA 300 actuales se incorporan en la puesta en marcha. Hojas de cálculo, exportaciones de un sistema anterior o una importación estructurada se cargan como años completos y no como casos sueltos, de modo que la conservación de cinco años que exige el 1904.33 no se parte entre un sistema antiguo y uno nuevo. La lista de casos con reserva de identidad se traslada con la misma separación que exige la norma.
Una decisión de registrabilidad puede cambiar, y en EHS Solutions by SDS Manager el cambio es una decisión registrada y no una simple edición. Se plantea con un motivo y la aprueba alguien distinto de quien la solicita, y tanto la valoración original como la revisada siguen siendo legibles, que es exactamente lo que pretende conservar una corrección tachada.
La relación es directa, porque EHS Solutions by SDS Manager está desarrollado por SDS Manager, cuyo producto principal es una base de datos de cumplimiento de productos químicos y fichas de datos de seguridad. Cuando un caso de enfermedad o exposición afecta a una sustancia, la ficha de datos de seguridad está en el mismo sistema que el registro que genera el formulario oficial, y no en una base aparte que alguien tenga que ir a consultar. SDS Manager forma parte del grupo NetPower, con sede en Noruega y oficinas en Estados Unidos, Vietnam y Bangladés.

Tráiganos el registro 300 del año pasado

O sus declaraciones RIDDOR. Le mostraremos esa misma salida generada directamente a partir de los registros.
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Configurado en torno a los regímenes, umbrales y plazos que se aplican a sus centros.

SDS Manager AS

  • Gestión de Fichas de Datos de Seguridad para usuarios de productos químicos, minoristas, tiendas web y fabricantes

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