Distribución automatizada de fichas de datos de seguridad a los clientes

Las fichas de datos de seguridad se distribuyen automáticamente en función del código de producto ERP (SKU/ERP ID) y la dirección de correo electrónico del destinatario.

• La integración se logra mediante una simple llamada webhook añadida a su sistema ERP. Esto activa la API send_sds de SDS Manager utilizando el SKU/ERP ID y el correo electrónico. Todos los sistemas ERP modernos admiten la funcionalidad de llamada webhook o API, lo que facilita la implementación.
• Cuando se envía una SDS, se crea automáticamente una nueva suscripción a las actualizaciones de revisión en SDS Manager, lo que garantiza que el destinatario recibirá cualquier versión revisada en los siguientes 12 meses.
• Las SDS suelen estar vinculadas a varios SKU. Cuando varios SKU comparten la misma SDS, el documento se almacena una vez en la base de datos de SDS y se vincula a todos los productos relevantes.
• Para evitar correos electrónicos redundantes, el sistema bloquea el envío repetido de la misma SDS al mismo destinatario dentro de un plazo configurable (por ejemplo, 12 meses).
• Si un cliente vuelve a comprar el mismo producto dentro de este plazo, la SDS no se vuelve a enviar, pero la suscripción se amplía automáticamente a 12 meses a partir de la nueva fecha de compra.
• Práctica recomendada: Recomendamos mantener un indicador HAS_SAFETY_DATA_SHEET en su sistema ERP para limitar las llamadas a la API solo a los productos que requieren la distribución de SDS.

Esto garantiza el cumplimiento normativo y minimiza las comunicaciones innecesarias.

Los clientes que reciben una SDS se suscriben automáticamente para recibir futuras actualizaciones.

• Cuando se carga una nueva versión de una SDS, el documento actualizado se envía automáticamente por correo electrónico a todos los destinatarios suscritos.
• Las notificaciones se envían hasta 12 meses después de la última compra del cliente. La duración es configurable.

Como parte de la incorporación, SDS Manager puede ayudar a configurar nuevas suscripciones a actualizaciones de revisiones para los clientes que hayan comprado productos regulados en el último año, lo que garantiza el cumplimiento instantáneo desde el primer día.

Si ya dispone de una biblioteca de fichas de datos de seguridad, todos los documentos existentes se pueden importar a SDS Manager.

• Si existen asignaciones de SKU/ID de ERP, SDS Manager le ayudará a importar y vincular estos datos.
• Una vez migrada, la distribución de las SDS se puede gestionar completamente a través de la API, para lo que solo se necesita el SKU y el correo electrónico del destinatario.

Sí. Todos los correos electrónicos enviados con una ficha de datos de seguridad actualizada incluyen un enlace para darse de baja.

Los destinatarios pueden elegir entre:

• Darse de baja de las actualizaciones relacionadas con la SDS específica incluida en el correo electrónico, o
• Darse de baja de todas las notificaciones de actualización de las SDS.

SDS Manager admite una integración perfecta con los sistemas de comercio electrónico para garantizar que sus listados en línea sigan cumpliendo con la normativa y estén actualizados.

• Las exportaciones XLS masivas incluyen enlaces a PDF de SDS, declaraciones de peligro (H), declaraciones de precaución (P) y pictogramas GHS, lo que permite actualizar fácilmente las páginas de productos con información de seguridad crítica.
• Los mismos datos están disponibles a través de la API para la sincronización en tiempo real con su tienda web o base de datos de productos.

Sí. DirectSDS está diseñado para cumplir con el RGPD y garantizar el tratamiento seguro de los datos personales.

Al utilizar DirectSDS, los clientes deben incluir a SDS Manager como socio subcontratista en su documentación del RGPD y asegurarse de que se cumplen los requisitos del RGPD en lo que respecta al acuerdo de tratamiento de datos (DPA) y las medidas de cumplimiento internas.

Todos los datos procesados por DirectSDS:

• Se almacenan y transmiten de forma segura.
• Se tratan de acuerdo con estrictas políticas de protección de datos y control de acceso.
• Se procesan únicamente con el fin de distribuir y cumplir con las fichas de datos de seguridad.

La infraestructura y la gestión de la seguridad de la información de SDS Manager cuentan con la certificación ISO 27001, lo que garantiza el cumplimiento de las normas internacionalmente reconocidas en materia de seguridad de los datos, gestión de riesgos y controles operativos.

Los proveedores suelen enviar las SDS actualizadas por correo electrónico. SDS Manager puede procesar e integrar automáticamente estos documentos en su biblioteca de SDS:

• Comparta su dirección de correo electrónico de entrada de SDS Manager con los proveedores para que las SDS entrantes se añadan directamente a su sistema.
• SDS Manager lee y analiza automáticamente cada documento:
  • Si la SDS es una versión más reciente de un documento existente, sustituye a la versión antigua y notifica a todos los clientes suscritos a esa SDS.
  • Si se trata de una nueva SDS, puede asignar el SKU/ERP ID correcto manualmente o a través de la API.

Esto agiliza el manejo de las SDS, mantiene su biblioteca actualizada y garantiza que sus clientes estén siempre informados.

Cuando un proveedor envía una ficha de datos de seguridad (SDS) a la dirección de correo electrónico de entrada de su SDS Manager, el sistema procesa automáticamente el archivo.

Si la SDS aún no se encuentra en su sistema, debe vincularse al ID de ERP o SKU correcto antes de poder distribuirse con una referencia de ERP. Estas SDS se colocan en la «Bandeja de entrada de proveedores», donde puede asignar rápidamente el ID de ERP/SKU adecuado y hacer que la SDS esté disponible para su envío.

Para asegurarse de que no se pase nada por alto, puede habilitar las notificaciones por correo electrónico para recibir alertas cada vez que los archivos SDS entrantes requieran la asignación de un ID de ERP o SKU.

Este proceso garantiza que todas las nuevas SDS estén correctamente vinculadas, sean trazables en su sistema ERP y estén listas para su distribución conforme a la normativa.

Si se llama al webhook send_sds para un ID de ERP o SKU que no tiene ninguna ficha de datos de seguridad vinculada, la solicitud fallará y se registrará en el registro de errores de la API. Este registro proporciona una visión general completa de todas las llamadas send_sds fallidas y le permite identificar fácilmente los productos que carecen de los archivos SDS correspondientes.

Recomendamos llamar a la API send_sds solo para los productos que requieren una ficha de datos de seguridad.

Como práctica recomendada, mantenga un indicador HAS_SAFETY_DATA_SHEET en su sistema ERP. Esto le permite restringir las llamadas a la API solo a aquellos productos que requieren la distribución de SDS, lo que reduce los errores y las solicitudes innecesarias a la API.

Cada ficha de datos de seguridad de SDS Manager tiene un enlace PDF permanente que siempre apunta a la última versión de la SDS. Cuando se publica una nueva revisión, el mismo enlace se actualiza automáticamente a la versión más reciente, por lo que no es necesario realizar cambios en su plataforma de comercio electrónico cuando se actualizan los archivos SDS.

Tiene dos formas flexibles de añadir estos enlaces a sus páginas de productos:

• Exportación XLS: Puede exportar su biblioteca de SDS como un archivo XLS que incluya sus ID de ERP o SKU junto con los enlaces permanentes de SDS correspondientes. Este archivo se puede utilizar para una importación o actualización masiva en su sistema de comercio electrónico o de gestión de productos.
• Integración de API: SDS Manager también proporciona una API que le permite consultar el enlace SDS permanente mediante programación utilizando su ID de ERP o SKU. Esto es ideal para integraciones en tiempo real en las que su plataforma de comercio electrónico recupera dinámicamente el enlace SDS correcto y actualizado para cada producto.

Ambos enfoques garantizan que sus clientes siempre tengan acceso a las fichas de datos de seguridad correctas y más recientes sin necesidad de mantenimiento manual.

SDS Manager proporciona un widget de búsqueda listo para usar que se puede integrar fácilmente en su sitio web mediante un iframe. Este widget permite a los visitantes buscar en sus fichas de datos de seguridad de forma rápida e intuitiva.

Dentro de SDS Manager, puede organizar las SDS por ubicaciones y controlar qué ubicaciones se muestran a través del widget de búsqueda del sitio web. Esto permite:

• Publicar solo las fichas de datos de seguridad seleccionadas en su sitio web.
• Mantener las SDS internas o restringidas disponibles en el sistema sin que sean visibles para los visitantes del sitio web.

El widget de búsqueda también admite varios idiomas, lo que le permite adaptarse al idioma de su sitio web y ofrecer una experiencia localizada a sus clientes.

Esta solución facilita el acceso autoservicio a las fichas de datos de seguridad, al tiempo que mantiene un control total sobre la visibilidad y el contenido.

Cada ficha de datos de seguridad en SDS Manager tiene un enlace SDS permanente que siempre apunta a la última versión del documento. Este enlace se puede convertir fácilmente en un código QR e imprimir en documentos de envío, albaranes, facturas o recibos. La mayoría de los sistemas ERP y de comercio electrónico modernos admiten la generación de códigos QR a partir de URL directamente en los documentos.

Tiene dos formas flexibles de poner el enlace SDS permanente a disposición de su plataforma ERP o de comercio electrónico:

• Exportación XLS: Exporte su biblioteca SDS como un archivo XLS que contenga sus ID o SKU de ERP junto con los enlaces SDS permanentes correspondientes. Este archivo se puede utilizar para importaciones o actualizaciones masivas, lo que permite a su sistema generar códigos QR para la SDS correcta en cada documento de envío.
• Integración API: SDS Manager también proporciona una API que le permite consultar el enlace SDS permanente mediante programación utilizando un ID de ERP o SKU. Esto es ideal para integraciones en tiempo real en las que su ERP o plataforma de comercio electrónico recupera dinámicamente el enlace SDS correcto y siempre actualizado y lo muestra como un código QR en los documentos de envío.

Sí. SDS Manager le permite personalizar el contenido y el diseño de los correos electrónicos enviados a sus clientes al distribuir las fichas de datos de seguridad. Puede añadir el logotipo de su empresa, adaptar el texto del correo electrónico y alinear el diseño con la identidad de su marca.

También puede crear plantillas de correo electrónico independientes para diferentes idiomas o mercados, lo que garantiza una marca coherente y una comunicación clara en todas las regiones en las que opera.

SDS Manager es totalmente compatible con la distribución de SDS específicas para cada país e idioma en los pedidos internacionales. El webhook send_sds incluye parámetros para el país y el idioma, lo que garantiza que se envíe la ficha de datos de seguridad correcta en función de la ubicación del cliente y el idioma preferido.

Si mantiene varias versiones de SDS para el mismo producto, que abarcan diferentes mercados o idiomas, estos parámetros permiten a SDS Manager seleccionar y enviar automáticamente la SDS adecuada para cada pedido.

Además, SDS Manager ofrece una solución de creación de SDS que puede traducir automáticamente las fichas de datos de seguridad a más de 35 idiomas, lo que le ayuda a dar soporte de manera eficiente a los mercados globales y a cumplir con los requisitos normativos locales.

Sí. SDS Manager ofrece una solución de creación de SDS llamada ExactSDS que puede traducir automáticamente las fichas de datos de seguridad a más de 35 idiomas, dando soporte a los clientes internacionales y a los requisitos normativos.

Para ello, es necesario importar una única FDS en formato UE a ExactSDS y utilizarla como documento maestro. Se requiere el formato UE porque contiene información normativa más completa y puede convertirse a otros formatos regionales, como la FDS estadounidense. Lo contrario no es posible, ya que las FDS estadounidenses suelen carecer de ciertos datos exigidos por la normativa de la UE.

Una vez que la SDS con formato de la UE está disponible en el sistema, ExactSDS puede traducirla sobre la marcha a SDS que cumplen con los requisitos de más de 35 países, cubriendo todos los idiomas locales necesarios, incluidos el chino y el japonés.

Este enfoque le permite mantener una SDS oficial y, al mismo tiempo, dar soporte de manera eficiente a los mercados globales con fichas de datos de seguridad precisas y localizadas.