Software de gestión de CAPA

Menos tiempo persiguiendo CAPA, más tiempo cerrándolas

Las acciones siguen su propio avance, recuerdan a quien las tiene asignadas y pasan a validación por sí solas. Acciones correctivas y preventivas surgidas de un incidente, de un hallazgo de investigación, de una inspección no conforme o de un riesgo, todas en una misma lista. Sabe cómo va todo mirando, no preguntando.

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Una supervisora y un técnico revisan las acciones abiertas en el centro
Confían en nosotrosMás de 10.000 responsables de seguridad

Mantener una lista de acciones es fácil. Cerrarla con honestidad es lo difícil.

Cualquier sistema puede guardar una lista de acciones con fechas. La cuestión es quién reclama, qué ocurre cuando una se retrasa, y si «cerrada» significa que alguien lo comprobó o solo que alguien marcó una casilla.

También llamado
Software CAPA, software de seguimiento de acciones correctivas, software de gestión de acciones
Las acciones pueden originarse en
Un incidente, un hallazgo de investigación, un punto de inspección no conforme, un aviso de peligro o una entrada del registro de riesgos
Norma que soporta
ISO 45001 apartado 10.2, Incidentes, no conformidades y acciones correctivas
La diferencia

Qué cambia cuando las acciones se reclaman solas.

Cualquier sistema puede guardar una lista de acciones con fechas. Lo que los diferencia es quién reclama, qué ocurre cuando una acción se retrasa, y si cerrada significa que alguien lo comprobó o solo que alguien marcó una casilla.

Plataformas EHS tradicionales compared with EHS Solutions by SDS Manager
SituaciónPlataformas EHS tradicionalesEHS Solutions by SDS Manager
Una acción vence el viernes y es miércolesEscribe al responsable para preguntar. La respuesta llega el jueves, o no llega.El avance progresaba conforme se marcaban las tareas, así que vio el atasco en la segunda semana y tuvo tiempo de actuar.
La persona que hizo el trabajo dice que está hechoEse es el cierre. La solución la confirma la única persona con motivos para decir que funcionó.La validación pasa a una segunda persona. El responsable no puede verificar su propio trabajo, y qué perfiles sí pueden forma parte de su configuración.
Un auditor pregunta quién confirmó que la solución se sosteníaUna marca y una fecha, y lo que alguien todavía recuerde.Un nombre, una fecha y las evidencias revisadas, en un registro que no puede modificarse después.

Todo el mundo en este mercado tiene una lista de acciones. La cuestión es qué significa «cerrada» en ella.

  • Las acciones se reclaman solas

    Recordatorios, escalado y envío a validación ocurren sin que nadie los provoque.

  • Dos personas, siempre

    Quien hizo el trabajo no puede ser quien lo valida.

  • Configurado, no programado

    Nosotros configuramos sus prioridades, sus reglas de vencimiento y sus perfiles de validación. Usted no.

Véalo funcionando sobre su propio proceso, no sobre un conjunto de datos de demostración.Reservar una demostración
Funcionalidades

Del hallazgo a una solución que alguien comprobó de verdad

Cómo se sigue el trabajo, quién confirma que funcionó, qué ocurre con los problemas que todavía no se han producido y qué aspecto tiene todo ello en cada centro.

Seguimiento de acciones

Vea cómo va cada acción sin preguntar a nadie

Una acción recibe un responsable, una fecha y un conjunto de tareas. A partir de ahí, el seguimiento, los recordatorios y el envío a validación ocurren sin usted.

  • Deja de transmitir partes de estado Cada tarea tiene su propio responsable, así mantenimiento, ingeniería y formación actualizan su parte directamente.
  • Ve el problema en la semana dos, no el día del vencimiento El avance se mueve conforme se marcan tareas, así una acción atascada se ve cuando aún hay tiempo.
  • Nada queda terminado pero sin cerrar Marcar la última tarea envía la acción a verificación por sí solo, sin que nadie tenga que acordarse.
La lista de CAPA, con el responsable, la fecha límite y el estado de cada acción
Verificación

Sepa que la solución funcionó de verdad

En la mayoría de los sistemas quien hizo el trabajo también lo marca como hecho, y así se cierran acciones que nunca arreglaron nada y el mismo incidente vuelve seis meses después. Por eso la aprobación pasa a una segunda persona, y «cerrado» se convierte en la prueba de que alguien lo miró en vez de la opinión de quien quería seguir adelante.

  • Un auditor obtiene un nombre, no una marca Quien confirmó la solución figura con su nombre en el registro, y no es quien la ejecutó.
  • Una solución débil vuelve en vez de pasar El verificador la devuelve con un motivo escrito, y el historial de intentos se mantiene junto.
  • El incidente no puede cerrarse antes en silencio Un caso sigue abierto mientras sus acciones están abiertas, así nada cae en ese hueco.
Una ficha CAPA con su responsable y su verificador nombrados, verificación aún pendiente
Acciones preventivas

La solución para lo que todavía no ha ocurrido

La acción correctiva cierra lo que salió mal. La preventiva cierra lo que estuvo a punto: un patrón entre centros, un peligro que alguien comunicó, un riesgo cuyos controles no aguantan. La página se llama correctivas y preventivas porque ambas pertenecen al mismo circuito.

  • Surgida de un patrón, no solo de un suceso Tres cuasiaccidentes parecidos en dos centros son motivo de acción, sin que nadie haya resultado herido.
  • El mismo recorrido, el mismo rigor Responsable, tareas, fecha, escalado y verificación independiente, exactamente como una acción correctiva.
  • Vinculada al riesgo que reduce Una acción sobre una entrada del registro alimenta la puntuación residual en cuanto se ha verificado.
La lista de acciones, cada fila con su tipo, su fecha límite y su estado
En todos los centros

Todas las acciones abiertas, sin reunión de seguimiento

La pregunta que le hacen a un responsable de seguridad nunca es sobre una acción. Es cuántas están abiertas, cuántas van tarde y si eso mejora o empeora.

  • Acciones abiertas por centro, responsable y antigüedad Ordene por lo más antiguo en vez de por lo más ruidoso, y vea qué centro carga con el atraso.
  • Vencida, y por cuánto Una semana de retraso y cuatro meses de retraso son problemas distintos, y sumarlos oculta los dos.
  • Cuánto tarda realmente el cierre Días medios desde que se abre hasta que se verifica, por centro y por origen, para ver los pasos lentos.
La confirmación de un aviso enviado, con el número de caso y el código de acceso para seguirlo

Tráiganos su lista de acciones

Enséñenos cómo se originan, se reclaman y se cierran hoy las acciones, y le mostraremos lo mismo funcionando aquí.

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En la práctica

Trabajadores revisan juntos registros de seguridad en el centro
«Una acción puede crearse sola o salir de una inspección, una investigación o un riesgo, y en cualquier caso lleva un responsable y una fecha y sigue unida a aquello de lo que salió. Antes, el vínculo entre un hallazgo y su solución era un hilo de correos del que yo era la única copia.»
Director de SeguridadFabricante de papel y envases · 1.200 empleados, NorteaméricaReseña verificada · Gartner Peer Insights
Un solo sistema

Las acciones correctivas y preventivas son una parte de la plataforma

Una acción nunca vive sola: está unida hacia atrás al incidente, la inspección, la investigación o el riesgo que la originó, y hacia delante al registro de riesgos una vez verificada. Una estructura de centros, un modelo de permisos, un historial.

Gestión de incidentesNotifique lesiones, cuasiaccidentes y peligros desde cualquier dispositivo, y clasifíquelos.Investigación de incidentesInvestigaciones guiadas con 5 Porqués, Ishikawa y árbol de decisión, con pruebas defendibles.Gestión de riesgosIdentifique peligros, valore el riesgo en su propia matriz y realice el seguimiento de los controles que lo reducen.Gestión de contratistasAprobación antes de que empiecen, documentos con su propia caducidad y todas las empresas en un único registro.Auditoría e inspecciónListas de comprobación móviles, programaciones recurrentes y puntuación uniforme en todos los centros.Formación en seguridadAsignación por puesto y centro, con la caducidad de las certificaciones visible antes de que venza.Informes de cumplimientoOSHA 300, 300-A y 301, RIDDOR y WHS generados a partir de los registros que ya tiene.
Activos y mantenimientoRegistro de equipos con planes de mantenimiento preventivo y calibración, y resultados de apto o no apto.
Control documentalPolíticas y certificados versionados, con seguimiento de vencimientos e historial completo de cambios.
Lo que cuesta

El software es la factura

Los proveedores tradicionales cotizan una licencia y después facturan la implantación, la migración, las jornadas de formación y cada cambio posterior. Es un vestigio de una época en la que instalar software llevaba un año.

Usted paga por el software, no por los consultores.

Precio por número de empleados, con independencia de cuántos centros tenga. Por debajo de 200 personas, inicie una prueba gratuita y empiece. Por encima, pídanos una cifra y la tendrá.

En su factura
  • El software
  • Todos los módulos
  • Su plantilla
  • Configuración de sus reglas
  • Informes creados para usted
  • Cambios, cuando haga falta
  • Soporte
Nunca en su factura
  • Cuota de implantación
  • Proyecto de configuración
  • Bolsas de horas de consultoría
  • Solicitudes de cambio
  • Mínimo de servicios profesionales
  • Extracción de datos al salir
  • Sin cuota de implantación
  • Sin mínimo de servicios profesionales
  • Sin horas que comprar para los cambios
Preguntas

Preguntas frecuentes

¿Le quedan dudas? Nuestros expertos en seguridad las responderán sobre su propio proceso y no de forma genérica.

Hable con nuestros expertos en seguridad
Un software CAPA hace el seguimiento de las acciones correctivas y preventivas —el trabajo que surge de un problema— desde que se origina la acción hasta un registro verificado y cerrado. En EHS Solutions by SDS Manager está en el mismo sistema que la gestión de incidentes, las investigaciones, las auditorías y los riesgos, de modo que una acción siempre lleva consigo el hallazgo del que salió en lugar de vivir en un gestor aparte.
La diferencia entre una acción correctiva y una preventiva es si el problema ya ha ocurrido. Una acción correctiva arregla algo que salió mal y evita que se repita. Una acción preventiva aborda algo que todavía no ha salido mal: un patrón entre centros, un peligro que alguien comunicó, un riesgo cuyos controles no aguantan. En EHS Solutions by SDS Manager ambas siguen el mismo circuito, con el mismo responsable, fechas, escalado y verificación independiente, y se contabilizan por separado en los informes, porque un programa exclusivamente correctivo es un programa que solo reacciona.
No, la persona que hizo el trabajo no puede validarlo. El responsable y el verificador son siempre dos personas distintas. Qué perfiles pueden actuar como verificador forma parte de su configuración, pero la separación en sí no es opcional, porque una solución confirmada por quien la ejecutó no es una evidencia independiente.
No, las acciones no tienen por qué venir de un incidente. Pueden originarse en un hallazgo de investigación, un incidente o cuasiaccidente, un punto de inspección no conforme, una revisión de mantenimiento o calibración no conforme, un riesgo del registro, o por sí solas como trabajo preventivo frente a una tendencia. Todas llegan a la misma lista de acciones en lugar de a cuatro gestores distintos.
A los responsables de tarea se les avisa por correo y por notificación móvil cuando se les asigna trabajo, y de nuevo al acercarse la fecha límite. Cada tarea dentro de una acción tiene su propio responsable y su propia fecha, de modo que mantenimiento, ingeniería y formación actualizan su parte directamente en lugar de reportar el avance a través del responsable de seguridad.
Sí, distintos departamentos pueden responsabilizarse de partes distintas de una misma acción. Cada tarea tiene su propio responsable y su fecha, de modo que mantenimiento, ingeniería y formación pueden llevar cada una un trozo mientras una sola persona sigue respondiendo de la acción en conjunto.
Cuando una acción vence, escala por sí sola en lugar de envejecer en una lista que nadie abre. El avance progresa conforme se marcan las tareas individuales, de modo que una acción atascada se ve en la segunda semana y no el día del vencimiento, y el trabajo que se retrasa llega a un responsable sin que nadie tenga que reclamarlo.
Sí. El apartado 10.2 de la ISO 45001 exige reaccionar ante un incidente o no conformidad, evaluar la necesidad de actuar para eliminar la causa raíz, implantarla, revisar si fue eficaz y conservar información documentada tanto de las acciones tomadas como de los resultados. En EHS Solutions by SDS Manager la revisión de la eficacia es el paso de verificación, realizado por alguien distinto de quien hizo el trabajo, y su registro no puede modificarse después.
Sí, sirve para la gestión de tareas de cumplimiento. Un requisito de un regulador, un hallazgo de auditoría o una condición de certificación se siguen igual, con responsable, fecha límite, escalado y cierre verificado, junto a las acciones de seguridad y no en una lista aparte.
Sí, su lista de acciones actual se incorpora durante la puesta en marcha. Una hoja de cálculo o una exportación de un sistema anterior se importa con responsables, fechas y estados intactos, de modo que el trabajo en curso no vuelve a cero y el trabajo cerrado permanece como historial.
La relación es directa, porque EHS Solutions by SDS Manager está desarrollado por SDS Manager, cuyo producto principal es una base de datos de cumplimiento de productos químicos y fichas de datos de seguridad. Cuando una acción afecta a una sustancia —una medida de control, una sustitución o un cambio en la forma de almacenar algo— la ficha de datos de seguridad está en el mismo sistema que la acción, y no en una biblioteca aparte que alguien tenga que ir a buscar. SDS Manager forma parte del grupo NetPower, con sede en Noruega y oficinas en Estados Unidos, Vietnam y Bangladés.
La puesta en marcha tarda días, y la parte de su equipo consiste en describir cómo se originan, reclaman y cierran hoy las acciones. En EHS Solutions by SDS Manager sus prioridades, reglas de vencimiento, puntos de escalado y perfiles de validación se configuran antes de la puesta en marcha, por nuestro equipo. No hay cuota de implantación ni horas de consultoría que comprar.

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Enséñenos cómo se originan, se reclaman y se cierran hoy las acciones, y le mostraremos lo mismo funcionando aquí.
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Configurado en torno a sus prioridades, reglas de vencimiento y requisitos de validación.

SDS Manager AS

  • Gestión de Fichas de Datos de Seguridad para usuarios de productos químicos, minoristas, tiendas web y fabricantes

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