Software de gestión de contratistas

Los contratistas no son sus empleados, pero siguen siendo su responsabilidad

Incorpore a un contratista mediante un proceso de aprobación, verifique los documentos antes de que aparezca, y mantenga cada empresa, cada persona y todo lo que han hecho en un mismo sitio.

Reservar una demostraciónIniciar prueba gratuita
Un jefe de centro registra la entrada de un contratista en el acceso a planta
Aprobados antes de empezar

Un proceso de aprobación definido en lugar de una llamada y una esperanza.

Documentos revisados, no solo recogidos

Solicitados, verificados, aprobados y archivados, con la caducidad visible.

Configurado por nosotros, antes de la puesta en marcha

Sus tipos de empresa, requisitos documentales y pasos de aprobación configurados para usted.

Confían en nosotrosMás de 10.000 responsables de seguridad

La carpeta de PDF que alguien guarda en una unidad compartida

La documentación de contratistas suele ser una colección: un certificado de seguro enviado por correo en marzo, una habilitación fotografiada con el móvil, un procedimiento de trabajo que nadie encuentra. Funciona hasta que alguien pide verlo.

También llamado
Software de gestión de contratistas, software de cumplimiento de contratistas
Cómo funciona la incorporación
Un proceso de aprobación definido: el tipo de empresa determina qué documentos son obligatorios, y una persona designada por su nombre los aprueba
Normativa a la que remite
29 CFR 1904.31 — el empleador que supervisa al trabajador en el día a día registra la lesión
La diferencia

Qué cambia cuando el registro contiene la documentación.

Plataformas EHS tradicionales compared with EHS Solutions by SDS Manager
SituaciónPlataformas EHS tradicionalesEHS Solutions by SDS Manager
Un contratista nuevo entra en el centro el lunesAlguien persigue los documentos por correo y decide sobre la marcha si es suficiente.Pasan por un proceso de aprobación con los documentos que exige su tipo de empresa, y el registro muestra quién los aprobó.
El seguro de un contratista caducó hace seis semanasNadie se da cuenta hasta que una reclamación, una auditoría o un incidente obliga a alguien a ir a mirar.El documento lleva su caducidad, y el estado de cumplimiento del contratista la muestra en lugar de ocultarla.
Un contratista envía a cuatro personas distintas en un mesCuatro conversaciones distintas, y ninguna forma de verlas como una sola empresa.Los cuatro figuran bajo el contratista, cada uno con su rol y sus permisos, en un único registro.

  • Una empresa, muchas personas

    Asigne varios usuarios a un mismo contratista, cada uno con sus roles y permisos.

  • Documentos con fecha

    Solicitados, verificados, aprobados y archivados, para que nada caducado siga valiendo en silencio.

  • Se puede informar sobre todos ellos

    Cada contratista y todo lo que ha hecho, en un solo sitio desde el que puede informar.

Véalo funcionando sobre su propio proceso, no sobre un conjunto de datos de demostración.Reservar una demostración
Funcionalidades

De la primera aprobación a todo lo que hicieron después

Cómo entra un contratista en el sistema, qué ocurre con su documentación, cómo se gestiona a su personal y qué aspecto tiene el registro cuando alguien pregunta.

Incorporación

Un proceso de aprobación, no una llamada de teléfono

Incorporar a un contratista es una decisión que alguien toma. En el registro debería parecerlo.

  • Un flujo definido, antes de que empiecen a trabajar. Un contratista se incorpora al sistema mediante un proceso de aprobación, no lo añade quien habló primero con él.
  • Los tipos de empresa que usted define. Qué es un contratista, y qué tiene que aportar ese tipo de contratista, se configura para que encaje con cómo usted ya los clasifica.
  • Aprobado por una persona designada por su nombre. Quién aprobó al contratista, y cuándo, queda registrado y no en el recuerdo de alguien.
La incorporación de contratistas, con los documentos que cada empresa debe aportar
Documentos

Solicitados, verificados, aprobados y aún en vigor

El certificado de seguro no es el problema. El que caducó en marzo sin que nadie se diera cuenta, sí.

  • Pedir lo que ese tipo exige. Los requisitos documentales se fijan por tipo de empresa, de modo que a un contratista se le piden las cosas correctas y no lo que alguien recuerde.
  • Verificado y aprobado, no solo subido. Cada documento se revisa y se aprueba antes de contar, dejando constancia de quién lo hizo.
  • La caducidad se ve. Los documentos llevan sus fechas, de modo que una licencia o un certificado caducado se ve en lugar de quedarse callado en una carpeta.
  • Guardados donde está el contratista. La documentación vive en el registro del contratista, no en una unidad compartida que alguien tiene que rebuscar.
El registro documental de contratistas, con seguros y RAMS marcados como caducados o próximos a caducar
Su personal

Un contratista, tantos accesos como necesite

La mayoría de los problemas con contratistas son en realidad problemas de personas: el operario del que nadie tiene registro, el encargado que se marchó, el trabajador de ETT en su primer día.

  • Varios usuarios bajo un mismo contratista. Asigne varias personas a una empresa contratista, cada una con su cuenta, su rol y sus permisos.
  • La empresa y el equipo, juntos. Un contratista y su personal funcionan en el sistema como una sola cosa y no como cuentas sin relación entre sí.
  • Permisos ajustados al rol. Lo que el personal de un contratista puede ver y hacer lo define el rol, para que el acceso encaje con el trabajo.
El personal propio de un contratista, con sus funciones y acreditaciones
El registro

Cada contratista, y todo lo que ha hecho

La pregunta rara vez es sobre un contratista. Es cuántos están al día, cuáles están atrasados y qué pasó con los que estuvieron aquí el año pasado.

  • Un único repositorio de contratistas. Cada empresa con la que trabaja, activa y archivada, en un único registro en lugar de en tres listas.
  • Su actividad sigue vinculada. Lo que hizo un contratista, y lo que salió de ello, queda registrado junto a esa empresa.
  • Se puede informar sobre todos ellos. Informe sobre todos los contratistas en cualquier momento, en lugar de montarlo cuando alguien lo pide.
La pestaña de actividad de una ficha de contratista, mostrando quién registró y aprobó cada acreditación

Tráiganos un contratista que acabe de incorporar

Coja la última empresa que hizo entrar en el centro y la recorreremos con usted por el sistema, desde la aprobación hasta los documentos y hasta lo que hizo después.

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En la práctica

Trabajadores revisan juntos registros de seguridad en el centro
«La mayoría de nuestros centros no tienen cobertura. Los chicos lo rellenan en la aplicación y sube en cuanto la furgoneta vuelve a tener señal. Todavía no me ha perdido nada.»
Ben HalsteadHalstead Civil Engineering · Construcción, LeedsReseña verificada · Trustpilot
Un solo sistema

La gestión de contratistas es una parte de la plataforma

El incidente de un contratista, la acción derivada y los documentos que respaldan su aprobación están todos en el mismo registro, sobre una única estructura de centros y un único historial.

Gestión de incidentesNotifique lesiones, cuasiaccidentes y peligros desde cualquier dispositivo, y clasifíquelos.Investigación de incidentesInvestigaciones guiadas con 5 Porqués, Ishikawa y árbol de decisión, con pruebas defendibles.Gestión de CAPAResponsables, plazos y validación independiente, vinculados al hallazgo que los originó.Gestión de riesgosIdentifique peligros, valore el riesgo en su propia matriz y realice el seguimiento de los controles que lo reducen.Auditoría e inspecciónListas de comprobación móviles, programaciones recurrentes y puntuación uniforme en todos los centros.Formación en seguridadAsignación por puesto y centro, con la caducidad de las certificaciones visible antes de que venza.Informes de cumplimientoOSHA 300, 300-A y 301, RIDDOR y WHS generados a partir de los registros que ya tiene.
Activos y mantenimientoRegistro de equipos con planes de mantenimiento preventivo y calibración, y resultados de apto o no apto.
Control documentalPolíticas y certificados versionados, con seguimiento de vencimientos e historial completo de cambios.
Lo que cuesta

El software es la factura

Los proveedores tradicionales cotizan una licencia y después facturan la implantación, la migración, las jornadas de formación y cada cambio posterior. Es un vestigio de una época en la que instalar software llevaba un año.

Usted paga por el software, no por los consultores.

Precio por número de empleados, con independencia de cuántos centros tenga. Por debajo de 200 personas, inicie una prueba gratuita y empiece. Por encima, pídanos una cifra y la tendrá.

En su factura
  • El software
  • Todos los módulos
  • Su plantilla
  • Configuración de sus reglas
  • Informes creados para usted
  • Cambios, cuando haga falta
  • Soporte
Nunca en su factura
  • Cuota de implantación
  • Proyecto de configuración
  • Bolsas de horas de consultoría
  • Solicitudes de cambio
  • Mínimo de servicios profesionales
  • Extracción de datos al salir
  • Sin cuota de implantación
  • Sin mínimo de servicios profesionales
  • Sin horas que comprar para los cambios
Preguntas frecuentes

La gestión de contratistas, explicada.

¿Aún tienes preguntas? Nuestros expertos en seguridad las responderán sobre su propio proceso de contratistas y no de forma genérica.

Hable con nuestros expertos en seguridad
El software de gestión de contratistas reúne las empresas que hace entrar en sus instalaciones, las personas que envían y la documentación que acredita que pueden estar allí. En EHS Solutions by SDS Manager un contratista se da de alta mediante un proceso de aprobación, sus documentos se solicitan, verifican y archivan con su fecha de caducidad, y todo lo que haga después queda vinculado a esa empresa.
El alta de un contratista se realiza mediante un proceso de aprobación definido y no mediante una cadena de correos. El contratista se crea con un tipo de empresa, ese tipo determina qué documentos son obligatorios, y una persona identificada por su nombre los aprueba. Quién aprobó al contratista y cuándo queda en el registro.
Certificados de seguro, licencias, procedimientos de trabajo, acreditaciones de competencia y cualquier otro documento que exijan sus tipos de empresa pueden solicitarse, verificarse, aprobarse y archivarse junto al contratista. Cada documento lleva su fecha de caducidad, de modo que uno vencido se ve en lugar de quedar olvidado en una carpeta.
Cuando caduca un documento de un contratista, la caducidad se ve en el propio documento y en el estado de cumplimiento del contratista, de modo que un certificado desactualizado sale a la luz en lugar de permanecer discretamente archivado. Lo que haga su organización a partir de ahí — a quién se avisa y cómo es el escalado — forma parte de su configuración.
Sí, pueden trabajar varias personas bajo un mismo contratista. Asigne varios usuarios a una empresa contratista, cada uno con su cuenta, su rol y sus permisos, de forma que la empresa y las personas que envía sean un único registro y no un conjunto de cuentas sin relación.
Sí, los contratistas pueden notificar incidentes. Los usuarios contratistas notifican a través del sistema con los permisos que permite su rol, y cualquiera que esté en el centro sin cuenta puede notificar mediante un cartel QR desde cualquier navegador, sin aplicación ni inicio de sesión. En ambos casos la notificación llega a su registro con el empleador vinculado.
Según 29 CFR 1904.31, quien registra la lesión suele ser el empleador que dirige al trabajador en el día a día, que para la mayoría de los contratistas es el propio contratista y no usted. En EHS Solutions by SDS Manager el empleador y el tipo de relación laboral se recogen en la propia notificación, de modo que la decisión sobre si es registrable se apoya en los hechos en lugar de discutirse después.
Sí, puede generar informes sobre todos los contratistas a la vez. Cada empresa contratista está en un único registro, activa o archivada, con sus documentos, su estado de cumplimiento y su actividad, de modo que una pregunta sobre todas ellas se resuelve con un informe y no con un trabajo de recopilación.
Sí, su lista de contratistas actual se traslada durante el alta, incluidos los datos de las empresas y los documentos que ya tenga. Los contratistas también pueden importarse y exportarse en CSV.
La puesta en marcha lleva días, y la parte de su equipo consiste en describir cómo clasifica ya a los contratistas y qué exige a cada tipo. En EHS Solutions by SDS Manager sus tipos de empresa, requisitos documentales, pasos de aprobación y permisos se configuran antes de la puesta en producción, y lo hace nuestro equipo. No hay cuota de implantación ni horas de consultoría que comprar.

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Coja la última empresa que hizo entrar en el centro y la recorreremos con usted por el sistema, desde la aprobación hasta los documentos y hasta lo que hizo después.
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Configurado en torno a sus propios tipos de empresa, requisitos documentales y pasos de aprobación.

SDS Manager AS

  • Gestión de Fichas de Datos de Seguridad para usuarios de productos químicos, minoristas, tiendas web y fabricantes

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