Una FDS debe estar fácilmente disponible para los empleados durante todo el tiempo que se utilice un producto peligroso. Una vez que el producto haya salido de sus instalaciones, conserve la FDS en sus archivos durante 40 años a partir de su último uso registrado. Este artículo aborda tanto las obligaciones como qué hacer cuando un proveedor emite una versión revisada.
¿Cuánto tiempo debe conservarse una FDS según el Ministerio de Trabajo español?
El Real Decreto 374/2001 establece dos requisitos distintos para las FDS. Uno se aplica mientras el producto químico se está utilizando activamente. El otro entra en vigor una vez que se ha dejado de utilizar. Para cualquier producto que se encuentre actualmente en las instalaciones, se aplican ambos requisitos conjuntamente.
Mientras el producto químico está en uso
La Ley de Prevención de Riesgos Laborales (LPRL) exige a los empresarios disponer de una FDS actualizada para cada sustancia peligrosa presente en las instalaciones. Los empleados deben poder acceder a ella en cualquier turno, sin ningún obstáculo que lo impida.
Esto significa que debe estar realmente disponible, no archivada en una oficina cerrada con llave ni oculta tras una pantalla de inicio de sesión. Las carpetas en papel son válidas. Los sistemas digitales también lo son, siempre que el personal pueda consultar cualquier FDS sin demora, incluso si se cae Internet.
Si un empleado solicita una FDS y no puedes presentársela, eso constituye un incumplimiento de la normativa española de salud y seguridad. La Inspección de Trabajo y Seguridad Social (ITSS) no aceptará que estuviera temporalmente indisponible.
Una vez que deja de utilizar el producto químico
Cuando un producto ya no se utiliza, la obligación de acceso diario desaparece. Entra en vigor otra obligación, de carácter más duradero.
Registro de exposición de los trabajadores: Según el artículo 9 del RD 374/2001, una FDS se considera un registro de exposición para cualquier sustancia con la que haya trabajado un empleado. El Instituto Nacional de Seguridad y Salud en el Trabajo (INSST) exige que dichos registros se conserven durante 40 años a partir de la fecha de la última entrada registrada.
El plazo de 40 años: Comienza a partir de la última fecha en que cualquier empleado estuvo expuesto a la sustancia, no desde la fecha de compra del producto ni desde que salió de sus almacenes.
Lo que debe conservar: Conservar la propia FDS es la forma más sencilla de cumplir el requisito. Si no resulta práctico conservar todas las FDS a largo plazo, la legislación española permite un registro sustitutivo que identifique la sustancia, dónde se utilizó y el periodo de uso.
La trampa del registro sustitutivo: Muchos centros de trabajo optan por esta vía, pero no recogen los detalles necesarios antes de desechar la FDS original. Una vez que se ha eliminado, rara vez es posible recuperar esa información. Conservar la FDS evita el problema por completo.
Qué hacer cuando reciba una FDS actualizada
Los proveedores emiten FDS revisadas cuando cambia la composición de un producto o se dispone de nueva información sobre peligros. Cuando llega una nueva versión, no basta con añadirla al archivo y tirar la antigua.
Compare las dos versiones. Compruebe si la lista de ingredientes peligrosos ha cambiado entre la FDS antigua y la nueva.
Si la composición es la misma, la nueva FDS sustituye a la antigua. Puede desechar la versión anterior sin que se aplique ninguna obligación de conservación de 40 años.
Si la composición ha cambiado, es necesario conservar ambas versiones. Cada una documenta un periodo distinto de exposición de los empleados. Conserve ambas durante 40 años a partir de la última fecha en que se utilizó la composición original.
Feche cada versión que archive. El periodo durante el cual estuvo en uso es lo que le da valor como registro de exposición. Una colección sin fechar de FDS antiguas es muy difícil de utilizar si un inspector de trabajo o un abogado viene a solicitarla.
No deseche la versión antigua el mismo día que llega la nueva. Transfiérala a su archivo al mismo tiempo que la nueva entra en uso.
Quién conserva qué a lo largo de la cadena de suministro
Su posición en la cadena de suministro determina sus obligaciones específicas y el momento en que se aplican en virtud de los reglamentos REACH y CLP de la UE, tal y como se aplican en España.
| Función | Obligación relativa a la ficha de datos de seguridad (FDS) | Plazo de conservación |
|---|---|---|
| Empleador (usuario de productos químicos) | Mantenga a mano la ficha de datos de seguridad (FDS) actualizada mientras se utilice el producto; archívela cuando deje de utilizarse. | 40 años a partir de la fecha del último uso registrado (RD 374/2001) |
| Fabricante | Elaborar y mantener fichas de datos de seguridad (FDS) precisas; actualizarlas en un plazo de tres meses tras la aparición de nuevos datos sobre riesgos | 10 años para REACH; 40 años para los expedientes internos de los empleados |
| Importador/Distribuidor | Facilitar a los clientes las fichas de datos de seguridad (FDS) actualizadas en el punto de venta; publicar las actualizaciones a medida que se produzcan | 10 años para REACH; 40 años para los expedientes internos de los empleados |
Un punto a tener en cuenta: si vende una sustancia importada bajo su propia marca, REACH le considera fabricante. Esto conlleva la plena responsabilidad de redactar la FDS y conservar los datos de clasificación subyacentes.
Creación de un sistema que gestione ambas normas
Mantener los registros de las FDS bien organizados a lo largo de todo su ciclo de vida, desde el uso diario hasta un archivo de 40 años, requiere cierta previsión. Las FDS actuales deben estar al alcance del personal. Las archivadas necesitan un almacenamiento seguro y a largo plazo, alejado del uso diario.
El detalle que más se suele pasar por alto es registrar la fecha de último uso el día que un producto deja de estar en servicio. Si se deja pasar demasiado tiempo, la fecha se pierde. Sin ella, no se puede demostrar cuándo comenzó el plazo de 40 años. Su archivo no resistirá si alguna vez se revisa. Para inventarios más grandes, un sistema dedicado a la gestión de FDS se encarga del seguimiento de versiones y de las fechas de último uso sin esfuerzo manual. El almacenamiento en la nube también protege contra la pérdida de décadas de registros por un único fallo de hardware.
Hay otros dos puntos que deben abordarse desde el principio. Si la empresa cambia de manos, todos los registros de exposición pasan al nuevo propietario. Si cierra y no hay nadie que los reciba, deben enviarse a la autoridad laboral competente. Los formatos de archivo también cambian con el tiempo, así que incluye en tu calendario una revisión de tus archivos archivados cada pocos años. Es posible que un documento guardado en 2001 no sea legible en 2031.
Reflexiones finales
El cumplimiento de las FDS en España tiene dos aspectos distintos. El primero es mantener a mano una FDS actualizada para cada sustancia en uso activo. El segundo es conservar los registros durante 40 años después de la última vez que se utilizó una sustancia en las instalaciones.
Empiece por cotejar su inventario de productos químicos actual con sus archivos de FDS. Para cualquier sustancia que ya no se utilice, compruebe que se haya registrado la fecha de último uso y que la FDS esté debidamente archivada. Si un proveedor ha actualizado la composición del producto en algún momento, necesitará ambas versiones. Revise este mes su lista de sustancias descatalogadas e identifique aquellas que no tengan una fecha de último uso confirmada. Esa es la laguna más habitual. Suele salir a la luz cuando un antiguo empleado presenta una reclamación por motivos de salud años más tarde.
Preguntas frecuentes
¿Se aplica la norma de los 40 años a las sustancias que se utilizan solo de vez en cuando? Sí. Abarca cualquier sustancia a la que hayan estado expuestos los empleados, independientemente de la frecuencia con la que se utilizara. El uso poco frecuente sigue generando la obligación de mantener registros.
¿Se pueden conservar las FDS en formato digital para cumplir el requisito de los 40 años? Sí. Las autoridades españolas aceptan registros electrónicos siempre que puedan recuperarse sin demora. El personal debe tener acceso durante su horario laboral, y los inspectores deben tener acceso cuando lo soliciten.
¿Qué ocurre si su proveedor cierra y no puede obtener las FDS antiguas? La obligación sigue recayendo en usted. Utilice el enfoque de registro sustitutivo: documente el nombre de la sustancia, dónde se utilizó y las fechas de uso.
¿Es necesario conservar la FDS de un producto que recibió pero que nunca llegó a utilizar? Si ningún empleado estuvo expuesto a él, no se aplica el requisito de registro de exposición. La obligación de uso activo prevista en el RD 374/2001 tampoco se aplica si el producto nunca se puso en uso.
¿Durante cuánto tiempo debe conservarse una ficha de datos de seguridad después de que un empleado abandone la empresa? El plazo de 40 años está vinculado a la sustancia, no a la persona. El plazo comienza a contar a partir de la última fecha de uso, independientemente de cuándo abandonara la empresa el empleado.
Christina Joyeeta Munshi
Christina is an Operations Specialist at SDS Manager. Her expertise lies in combining her operational knowledge with strong communication skills to translate complex concepts into practical, easy-to-follow content that supports customers and enhances their experience.