Crear una ficha de datos de seguridad es más que un simple trámite burocrático. Es la forma de comunicar los riesgos y garantizar la seguridad de los clientes, los trabajadores y los servicios de emergencia.
Esta guía le mostrará paso a paso el proceso de elaboración de una FDS para cumplir con los requisitos locales en materia de FDS.
Qué debe incluir una FDS conforme
Para crear una FDS que sea conforme, debe utilizar el formato de 16 secciones establecido en las normas para las fichas de datos de seguridad. Se requieren los 16 encabezados de sección y su orden, la ficha debe estar fechada y se debe realizar un seguimiento de las revisiones para que la información se mantenga actualizada.
Proceso paso a paso para redactar una FDS
Paso 1: Defina el producto y recopile los datos de origen
Para empezar a crear su FDS, el primer paso es recopilar la información del producto que incluirá en secciones específicas de la FDS.
Cree una hoja de trabajo para la sección 1: Identificación.
Anote el identificador del producto, el uso previsto, las restricciones de uso, los datos de contacto de la empresa y un número de teléfono de emergencia.
Cree una segunda hoja para la sección 3: Composición.
Enumere el nombre de cada ingrediente, el número CAS, la concentración típica, cualquier rango permitido y la fuente de cada valor.
Recopile pruebas que respalden las secciones posteriores:
reúna datos físicos y químicos, resúmenes toxicológicos, detalles de transporte y valores límite de exposición profesional para la sección 8, indicando la fuente legal de cada cifra que incluya.
Los IOELV de la UE son una referencia común, y los Estados miembros también pueden publicar límites nacionales.
Una vez que tenga listos los datos de estas hojas de cálculo, podrá empezar a clasificar los peligros con confianza.
Paso 2: Clasifique los peligros antes de comenzar el borrador de la FDS
La clasificación de peligros determina la sección 2 y da forma a las declaraciones de otras secciones. Siga la secuencia que se indica a continuación.
Si dispone de datos de pruebas científicamente válidos para su producto, utilícelos para determinar las clases y categorías de peligro correctas.
Si su producto no tiene datos de pruebas directos, utilice los principios de puente. Esto significa aplicar información de seguridad fiable de un producto similar.
Cuando no se apliquen ni los datos de ensayo ni los principios puente, clasifique el producto en función de sus ingredientes.
Una vez establecidas las clasificaciones, la redacción del borrador resulta más fácil y coherente.
Paso 3: Crear la FDS, sección por sección
Redacte el documento con la estructura requerida de 16 secciones. Utilice una plantilla que refleje los títulos y subtítulos actuales para que los términos sean coherentes.
Referencia rápida: las 16 secciones de la FDS
| Secciones y encabezados | Qué incluir | Consejos para la redacción |
|---|---|---|
| 1. Identificación | Identificador del producto; uso recomendado; restricciones; contacto de la parte responsable; número de emergencia | Utilice el mismo nombre/identificador del producto que figura en la etiqueta y en su sistema. |
| 2. Identificación de peligros | Clases/categorías finales de peligro; elementos de la etiqueta: pictogramas, palabra de advertencia, indicaciones de peligro y precaución | Compruebe con las normas de etiquetado; añada la línea de toxicidad aguda desconocida cuando sea necesario. |
| 3. Composición/información sobre los ingredientes | Ingredientes peligrosos con CAS y concentración exacta o rango permitido; anote cualquier reclamación de confidencialidad. | Utilizar rangos permitidos o nombres genéricos cuando esté justificado; mantener los números exactos internamente. |
| 4. Medidas de primeros auxilios | Primeros auxilios específicos para cada vía; síntomas/efectos más importantes; notas para el médico. | Mantenga las instrucciones claras y fáciles de seguir durante una emergencia. |
| 5. Medidas de extinción de incendios | Medios adecuados; peligros derivados de la combustión; equipo de protección | Indique qué utilizar para extinguir un incendio y cualquier peligro especial que pueda surgir. |
| 6. Medidas en caso de liberación accidental | Precauciones personales; EPI; contención y limpieza | Planes de acción separados para derrames pequeños y grandes, si difieren. |
| 7. Manipulación y almacenamiento | Manipulación segura; condiciones de almacenamiento; incompatibilidades | Indique claramente las temperaturas y condiciones de almacenamiento y señale de qué debe mantenerse alejado. |
| 8. Controles de exposición/protección personal | Valores límite de exposición profesional y fuente; controles técnicos/administrativos; EPI | Indique la fuente legal de los OEL (IOELV o valores nacionales). |
| 9. Propiedades físicas y químicas | Apariencia, olor, pH, punto de inflamación, presión de vapor, densidad, solubilidad y otras propiedades enumeradas | Asegúrese de que la lista de propiedades coincida con el formato actual. |
| 10. Estabilidad y reactividad | Reactividad; estabilidad; reacciones peligrosas; condiciones/materiales que deben evitarse; productos de descomposición | Asegúrese de la exactitud de los datos, ya que la información de la sección 7 depende de ello. |
| 11. Información toxicológica | Vías de exposición probables; síntomas; medidas numéricas cuando sea pertinente; efectos principales | Haga coincidir las afirmaciones con sus notas de clasificación y los datos citados. |
| 12. Información ecológica | Destino y efectos medioambientales | Incluya detalles concisos y pertinentes. |
| 13. Consideraciones sobre la eliminación | Orientación sobre la manipulación y eliminación de residuos | Proporcione consejos prácticos que se ajusten a la normativa local y a la política de la empresa. |
| 14. Información sobre el transporte | Número ONU; nombre oficial de transporte; clase; grupo de embalaje | Haga coincidir los elementos de la etiqueta relevantes para el transporte. |
| 15. Información reglamentaria | Normativa de seguridad, salud y medio ambiente para el producto | Evite los encabezados vacíos; indique cuando no haya datos disponibles. |
| 16. Otra información | Fecha de revisión; descripción de los cambios; referencias | Mantenga un registro de cambios para que los usuarios puedan ver las novedades. |
Una vez completado el borrador, compruebe que la FDS y la etiqueta del contenedor enviado muestran las mismas clases de peligro, palabras de advertencia, pictogramas y declaraciones obligatorias.
Paso 4: Control de calidad y alineación con las etiquetas
Antes de finalizar la FDS, es importante verificar las etiquetas, las propiedades químicas de las pruebas, los límites legales de exposición y otra información relevante. Esto garantiza que no haya información contradictoria y evita ediciones posteriores.
Después de esta verificación final, el documento está listo. Si su lista de productos cambia con frecuencia, considere el uso de herramientas de creación en línea para mantener la coherencia de los documentos con menos trabajo manual.
Por qué es importante la creación de FDS en línea cuando aumenta la escala y los cambios
Crear una FDS a mano puede ser tedioso y llevar mucho tiempo, especialmente cuando se hace para varios productos.
Cuando se gestionan muchos productos o se realizan actualizaciones frecuentes, un software de creación de SDS ayuda a reducir el trabajo repetitivo y mantiene la coherencia de los resultados. Por ejemplo, herramientas que ofrecen ayuda para la clasificación, historial de versiones y aprobaciones, y generación de etiquetas que reflejan la sección 2.
Estas herramientas ahorran tiempo en el formato y el control de versiones, lo que le permite centrarse en un contenido claro y preciso.
Reflexiones finales
Una información precisa en las SDS ayuda a prevenir accidentes, ya que proporciona a las personas declaraciones de peligro en un lenguaje sencillo, detalles de etiquetado coincidentes y orientación fiable sobre primeros auxilios y derrames.
Para poner esto en práctica, céntrese en cuatro pasos:
- Recopile la información adecuada
- Clasifique los peligros utilizando criterios claros
- Redacte las secciones requeridas
- Confirme que la SDS, la etiqueta del envase secundario y la etiqueta del envase de transporte coinciden en cuanto a las clases de peligro, la palabra de advertencia y las declaraciones de peligro.
Cuando las fórmulas cambian con frecuencia, el uso de una herramienta de creación de confianza mantiene todas las versiones actualizadas y coherentes, lo que reduce los errores y favorece un trabajo más seguro.
Preguntas frecuentes
1) ¿Tengo que utilizar los 16 encabezados en orden e incluir una fecha de revisión?
Sí. Utilice el formato estándar de 16 secciones en orden, incluya la fecha de emisión o revisión y mantenga la ficha actualizada.
2) ¿Qué límites de exposición deben figurar en la sección 8?
Enumere los valores límite de exposición profesional aplicables e indique su fuente legal: IOELV de la UE u OEL nacionales, según estén disponibles.
3) ¿Cuándo debe actualizarse y volver a compartirse una SDS?
Actualícela sin demora cuando aparezca nueva información sobre peligros o gestión de riesgos, cuando se conceda o deniegue una autorización, o cuando se imponga una restricción. Proporcione la nueva versión a los destinatarios de los últimos 12 meses.
4) ¿Puedo proteger las formulaciones en la sección 3?
Puede utilizar rangos de concentración permitidos o nombres genéricos cuando se cumplan las condiciones, pero su clasificación debe seguir siendo correcta para la mezcla. Mantenga los valores exactos en los registros internos.
5) ¿Necesito la declaración de «toxicidad aguda desconocida»?
Sí, cuando los ingredientes relevantes de toxicidad aguda desconocida estén presentes en un 1 % o más para una vía y la mezcla no se haya probado en su conjunto. Inclúyala en la sección 2 y en la etiqueta.